Prinsip dan Komponen Penting dalam Membangun Data Governance

Ketika membicarakan data governance, yang sering terlintas adalah bayangan tentang regulasi yang rumit, dokumen berlembar-lembar, atau diskusi teknis yang mendalam di ruang rapat. Namun, di balik semua itu, ada sebuah pendekatan strategis yang sebenarnya sangat mendasar dalam pengelolaan aset informasi di sebuah organisasi. Lebih dari sekadar kepatuhan, data governance adalah fondasi yang menopang keandalan keputusan bisnis di era digital.

Dalam artikel ini, kita akan menelusuri prinsip-prinsip dasar data governance menurut referensi utama DAMA DMBOK, membedah komponennya, dan melihat bagaimana konsep ini dapat diimplementasikan secara nyata dan relevan di dalam organisasi.

Memahami Esensi Data Governance

DAMA DMBOK atau Data Management Body of Knowledge menjelaskan data governance sebagai kerangka kerja inti dalam tata kelola data organisasi. Ia mencakup peran, proses, kebijakan, serta teknologi yang bekerja bersama untuk memastikan bahwa data dikelola secara akurat, aman, dan bermanfaat.

Prinsip-prinsip dasarnya dapat dirangkum menjadi beberapa area penting. Yang pertama adalah stewardship. Di sinilah peran individu atau tim yang disebut data steward menjadi kunci. Mereka bertanggung jawab sepanjang siklus hidup data, mulai dari penciptaan hingga pemusnahan, agar data tetap akurat dan terjaga kualitasnya.

Ambil contoh di dunia perbankan. Seorang data steward bertugas memastikan bahwa data transaksi nasabah siap ketika proses audit berlangsung. Ia juga menjaga agar informasi sensitif tersebut tidak jatuh ke tangan yang salah. Ini bukan hanya tentang sistem, tapi juga tentang tanggung jawab.

Selanjutnya adalah kualitas data. DAMA menekankan pentingnya akurasi, kelengkapan, konsistensi, dan ketepatan waktu. Tanpa kualitas, data hanya menjadi beban. Misalnya, dalam sistem informasi rumah sakit, ketidaklengkapan data seperti golongan darah pasien dapat berakibat fatal saat proses transfusi. Kualitas bukan pilihan, tetapi kebutuhan.

Hal penting lainnya adalah kebijakan dan prosedur yang terstruktur. Ini mencakup panduan yang menetapkan bagaimana data harus dikelola dan digunakan. Di perusahaan berbasis teknologi, kebijakan tersebut bisa meliputi keharusan enkripsi terhadap seluruh data pelanggan, baik ketika disimpan maupun saat dikirimkan.

Struktur Data Governance: Lebih dari Sekadar Peran dan Jabatan

DAMA DMBOK juga menyusun komponen-komponen utama yang membentuk data governance. Semuanya saling terhubung dan membentuk jaringan kerja yang kompleks namun terarah.

Struktur organisasi adalah titik awal. Ada beberapa peran penting yang harus ada. Chief Data Officer bertindak sebagai pemimpin inisiatif. Data owners bertanggung jawab atas domain data tertentu. Sementara data stewards menjalankan fungsi pengelolaan data sehari-hari. Di perusahaan asuransi, misalnya, CDO akan menyusun strategi kebijakan data sementara data steward memastikan bahwa data klaim terekam akurat dalam sistem.

Kemudian ada kerangka kebijakan yang menjadi landasan dalam mengatur akses, keamanan, dan penggunaan data. Tanpa kerangka ini, organisasi akan rentan terhadap penyalahgunaan informasi. Suatu kebijakan bisa saja mengatur bahwa hanya pegawai senior yang berhak melihat laporan keuangan dan hanya bisa mengaksesnya dari jaringan internal perusahaan.

Komponen penting lainnya adalah proses dan teknologi pendukung. Prosedur operasional mulai dari pengumpulan data, validasi, hingga penghapusan harus dijalankan secara konsisten. Di sisi lain, alat bantu seperti sistem ETL berperan dalam menyatukan data dari berbagai sumber sehingga dapat digunakan secara terintegrasi.

Untuk memastikan semua berjalan sesuai jalur, diperlukan fungsi monitoring. Audit internal, sistem alert otomatis, atau dashboard kualitas data bisa menjadi alat bantu. Di sektor kesehatan, sistem pemantauan digunakan untuk menjamin bahwa hanya tenaga medis berwenang yang bisa mengakses rekam medis pasien.

Skenario Implementasi: Studi Kasus RetailMart

Agar konsep-konsep ini lebih mudah dipahami, mari kita tengok contoh implementasi yang konkret. RetailMart, sebuah perusahaan ritel nasional, menghadapi tantangan klasik: data pelanggan yang berbeda-beda antar cabang. Ini menyulitkan penerapan program loyalitas secara konsisten.

Sebagai solusi, RetailMart membentuk tim khusus untuk menyusun kebijakan data. Salah satu kebijakan menetapkan format standar untuk penulisan nama dan alamat pelanggan. Selain itu, masing-masing cabang menunjuk data steward untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan ini. Dalam waktu singkat, mereka berhasil menurunkan inkonsistensi dan meningkatkan efektivitas program loyalitas secara signifikan.

Menghadapi Hambatan di Lapangan

Meski memiliki potensi besar, data governance tidak selalu mudah dijalankan. Tantangan utamanya sering datang dari dalam organisasi itu sendiri. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya tata kelola data masih menjadi kendala di berbagai tempat. Banyak yang menganggap ini sebagai beban administratif belaka.

Budaya organisasi juga memegang peran kunci. Di lingkungan kerja yang resistif terhadap perubahan, penerapan kebijakan baru seringkali ditentang. Beberapa pegawai merasa prosedur tambahan membuat pekerjaan jadi lebih kompleks. Inilah mengapa pendekatan yang kolaboratif menjadi krusial. Melibatkan pegawai dalam proses perumusan kebijakan dan memberi pelatihan secara berkala bisa menjadi cara efektif untuk membangun komitmen bersama.

Selain itu, dukungan dari manajemen puncak adalah faktor penentu. Tanpa arah yang jelas dari eksekutif, inisiatif data governance mudah kehilangan daya dorong. Kepemimpinan yang kuat, dengan visi yang tajam terhadap nilai strategis data, akan mendorong adopsi lebih luas di seluruh lini organisasi.

Menatap Ke Depan

Data governance bukanlah proyek sesaat. Ia adalah perjalanan panjang yang memerlukan konsistensi, komitmen, dan kolaborasi lintas fungsi. Di masa depan, organisasi yang berhasil menanamkan prinsip tata kelola data dalam DNA-nya akan lebih siap menghadapi tantangan yang semakin kompleks, baik dari sisi regulasi, teknologi, maupun ekspektasi pelanggan.

Bagi para pemimpin organisasi yang ingin memastikan bahwa data bukan sekadar angka, tetapi menjadi aset strategis yang menggerakkan perubahan, maka tidak ada jalan lain selain membangun fondasi data governance yang kuat dan berkelanjutan.